Gebruikt je organisatie Microsoft Teams? Dan zal je merken dat je toch enige afspraken nodig hebt om frustraties en chaotische toestanden te vermijden. Vandaar deze korte workshop die je helpt om een afsprakenkader op te stellen (inclusief een template die je meekrijgt).

Waarom een afsprakenkader voor Teams opstellen?

• Nood aan een interne Gedragscode binnen Teams?
• Integratie in een informatiebeheersplan
• Waar plaats je dit afsprakenkader?

Afspraken rond het aanmaken en beheren van Teams

• Wie mag een Team aanmaken/aanvragen?
• Hoeveel eigenaren voorzie je?
• Mogen openbare teams aangemaakt worden?
• Mogen er externen uitgenodigd worden op een team?
• Zijn er gewenste (extra) restricties van rechten voor teamleden en gasten (buiten de standaard instellingen)
• Zijn alle apps toegankelijk om toegevoegd te worden (Planner, e.a.) in een kanaal

Afspraken rond online vergaderen; netiquette deel 1

• Afspraken rond hand raise
• Opnemen van een gesprek
• Stiptheid
• Gesprekken met externen
• Notuleren bij vergaderingen
• Webcam-gebruik
• Prioriteit van communicatiekanalen
• Bescherming van de privé-sfeer

Afspraken rond het gebruiken van een Team; netiquette deel 2

• Welke kanalen voorzie je?
• Voorzie je een coffeecorner?
• Zijn privékanalen toegelaten?
• Correct lanceren van een gesprek
• Correct antwoorden binnen een kanaal
• Formeel / informeel taalgebruik

Afspraken rond samenwerken op bestanden

• delen van documenten via tab bestanden ?
• Integreren van bestaande SharePoint en andere documentbeheersystemen
• Procedures voor tijdelijke werkbestanden en definitieve bestanden

Opmerking: deze governance workshop behandelt onderwerpen die naar de eindgebruiker nuttig en nodig zijn. Er zijn daarnaast nog een aantal typische IT-afspraken rond archivering, onderhoud, retention policies, e.a. te bepalen. Deze onderwerpen maken niet echt deel uit van een Eindgebruikers-afsprakenkader en worden hier niet behandeld.